No.: CCMI-ST/
Date :
DRM (C)-MMCT
Sub:
Inspection of Parcel office at
With reference to above, inspection of Parcel office at
was done on date
and following was observed:
| Sr.No | Particulars | Remarks | ||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Location | |||||||||||||||||||||||||
| 2 | Counter Position | |||||||||||||||||||||||||
| Total no of Outward counters available including spare counters | ||||||||||||||||||||||||||
| Total no of Outward counters operated | ||||||||||||||||||||||||||
| Total no of Inward counters available including spare counters | ||||||||||||||||||||||||||
| Total no of Inward counters operated | ||||||||||||||||||||||||||
| 3 | Cadre Position | |||||||||||||||||||||||||
|
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| 3.1 | Staff working from other Station | |||||||||||||||||||||||||
| 3.2 | Staff working at other Station | |||||||||||||||||||||||||
| 4 | Total no. of Shifts operated | |||||||||||||||||||||||||
| 4.1 |
Deployment of Staff
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| 5 | a. Attendance register | |||||||||||||||||||||||||
| b. Private cash register | ||||||||||||||||||||||||||
| c. Duty roster | ||||||||||||||||||||||||||
| d. Biodata register | ||||||||||||||||||||||||||
| 6 | Books and Registers | |||||||||||||||||||||||||
| 6.1 | Stock Register: | |||||||||||||||||||||||||
| 1. Stock received from alongwith its acknowledgment slip? | ||||||||||||||||||||||||||
| 2. PMS stationary details | ||||||||||||||||||||||||||
| 3. Are there any discrepancies in the PMS stationary reported? | ||||||||||||||||||||||||||
| 4. Forwarding note, parcel seals and labels availability | ||||||||||||||||||||||||||
| 5. Other money value books | ||||||||||||||||||||||||||
| 6.2 | Other Registers | |||||||||||||||||||||||||
| 1. Cash Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 2. Loading Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 3. Unloading Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 4. Delivery Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 5. DD message Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 6. Wharfage Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 7. Demurrage Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 8. Reweighment Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 9. PMS Failure Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 10. Equipment Failure Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 11. Link Failure Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 12. Power Failure Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 13. Assurance Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 14. Supervisor charge Book | ||||||||||||||||||||||||||
| 15. Daily position figures | ||||||||||||||||||||||||||
| 16. Policy File | ||||||||||||||||||||||||||
| 17. Inventory Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 18. Consignor/Consignee details (ID, Mob no) | ||||||||||||||||||||||||||
| 8 | HHT details | |||||||||||||||||||||||||
| 1. Loading Unloading is being done with proper scanning of consignments in the PMS system? | ||||||||||||||||||||||||||
| 8.1 | Packing condition, Marking and Barcoding of consignment are being done properly | |||||||||||||||||||||||||
| 8.2 | Inventory of unconnected and undelivered consignments is being maintained properly in the register | |||||||||||||||||||||||||
| 8.3 | Over carried register maintained and the overcarried consignments are dispatched in first available trains | |||||||||||||||||||||||||
| 8.4 | Delivery is being granted with the issue of Gate pass | |||||||||||||||||||||||||
| 8.5 | Calibration certificate | |||||||||||||||||||||||||
| 9 | Debit Position | |||||||||||||||||||||||||
| 10 | T & P Register | |||||||||||||||||||||||||
| a. PMS | ||||||||||||||||||||||||||
| b. Furniture | ||||||||||||||||||||||||||
| 11 | Information display | |||||||||||||||||||||||||
| a. Operator name display | ||||||||||||||||||||||||||
| b. Working hours displayed | ||||||||||||||||||||||||||
| c. General Parcel rules | ||||||||||||||||||||||||||
| d. Parcel at a Glance | ||||||||||||||||||||||||||
| e. Other Information boards requirement | ||||||||||||||||||||||||||
| 12 | Fire extinguisher | |||||||||||||||||||||||||
| 13 | CCTV | |||||||||||||||||||||||||
| 14 | Any Civil/Electrical work required? | |||||||||||||||||||||||||
| 15 | Statistics | |||||||||||||||||||||||||
| 15.1 | a. Balance sheet details | |||||||||||||||||||||||||
| b. Fluctuation Register | ||||||||||||||||||||||||||
| c. Cumulative Register | ||||||||||||||||||||||||||
| 15.2 | Fluctuation details in brief. Reason for increase/decrease | |||||||||||||||||||||||||
| 16 | Courrier book | |||||||||||||||||||||||||
| 17 | Complaint Book | |||||||||||||||||||||||||
| 18 | Other than PMS Stock position | |||||||||||||||||||||||||
| a. Charting paper | ||||||||||||||||||||||||||
| b. Printer Ribbon | ||||||||||||||||||||||||||
| 19 | Issues related to staff matters and amenities | |||||||||||||||||||||||||
| 20 | Requirement of Furniture if any | |||||||||||||||||||||||||
| 21 | AMC Contract details available with CLS? | |||||||||||||||||||||||||
| 22 | TIA Inspection register, CMI inspection Register | |||||||||||||||||||||||||
| 23 | Any other issues | |||||||||||||||||||||||||
Submitted for information please.
Encl: as above.
C/-